Условия и срок хранения первичных документов в бухгалтерии

Опубликованно 24.10.2017 01:06

Как показывает практика, практически любой современный отечественных предприятий, наибольший объем документации, подготавливаемой отделом бухгалтерского учета. Конечно, это вполне объяснимо: в этом отделе работаю с деньгами, и каждая такая операция требует официального закрепления на бумаге. Кроме того, правилами устанавливается срок хранения первичных документов в организации, и таким образом избавиться от "бумаги" просто не работает, вам придется хранить их как минимум несколько лет, а потом уничтожить. Кстати, процесс избавления от отходов бумаги тоже сложно, имеет ряд специфических особенностей. Все это – на.

Документы, документы...

Если вы посмотрите на статистику по количеству выпускаемых документов, мы обнаруживаем, что практически все современные отечественные предприятия Бухгалтерия является источником 80-90% от бумажных документов. Они должны храниться не просто. Ограничения определяют не только то, что минимальный срок хранения первичных учетных документов (как правило, варьируется от пяти лет до десятилетий), но и условия, в которых эти объекты находятся. В то же время, следует помнить, что существует различие между документацией для временного хранения и постоянного.

Однако, как показывает практика, не в каждой компании, менеджеры заинтересованы в том, чтобы разобраться в хитросплетениях того, что сроки хранения первичных документов. Чтобы избавить себя от головной боли, можно использовать архивные услуги специализированных компаний. В этой фирме точно знают, какие документы, как долго держать, в каких условиях, под какие правила. Кроме того, такая организация имеет технические возможности для уничтожения доверить ведение документов когда сроки истекают. Это действительно удобно, но стоит денег. Если вы хотите сэкономить, тогда вам придется выделить специальное помещение для архива и вникать в то, что срок хранения первичных бухгалтерских документов в организации по закону. Хотите или нет

Проблема, кстати, возникает не в вакууме. Существующие законы устанавливают сроки хранения первичных учетных документов, и на любом предприятии, они должны соблюдаться. Из законодательства следует, что каких-либо существующим юридическим лицом, ответственным за ведение документации. Это означает, что независимо от активности – будь то частный предприниматель, в одиночку ведущим делам, или крупные группы, вам все равно придется присутствовать на ведение бухгалтерской отчетности и прочей документации. Важно изучить законодательство на предмет сроков хранения электронных первичных документов, документ, в случае конфликта с исполнителем или при проверке контролирующий орган не оказаться в неудобном положении. Кроме того, несоблюдение установленных законом сроков может спровоцировать немалый штраф при проверке. Законодательство содержит положения, регулирующие минимальный срок хранения первичных учетных документов. Важно, чтобы бизнес был в безопасности, и ведением дел в нашей стране отличались законности, соблюдения правил.

О том, что срок хранения электронных первичных документов, поставленная в статье рассказывается 125-й Федеральный закон, принятый в октябре 2004 года. Как следует из названия, она посвящена архивам и правильное ведение дел. В этом официальном документе, мы рассмотрим особенности хранения производимого бухгалтерскими документами. Здесь вы можете найти как черты, отличающие документов временного и постоянного хранения и сроки любого вида ценных бумаг.На кого распространяется?

Обязательство соблюдать минимальные сроки хранения первичных документов возлагается на:экземпляр местного самоуправления;государственных органов;предпринимателей;компании;лиц, ведущих предпринимательскую деятельность.

Соблюдать закон будут применять к архивным документам, в том числе те, которые касаются персонала. Все указанные в законе период времени бумаги должны быть в безопасном месте. Кроме Федеральных законов, в частности о сроках хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета рассматриваются в ряде нормативных документов, действующих на территории страны в целом и в каждом отдельно взятом регионе. Однако, самым важным документом является упомянутый выше 125-й закон, который предоставляет полный перечень документации, регламентирующей срок для ведения бухгалтерских документов.Закон № 129

В 1996 году вышел Федеральный закон Об особенностях ведения бухгалтерского учета. В нем говорится, что Бухгалтерский учет могут формировать вашу документацию на бумаге, а также с использованием различных станков. Фирма обязуется делать собственные копии документации на бумаге, что все участники сделок имеют доступ к данным о них. Если контролирующий орган запрашивает доступ к документации, представители компании обязана сама обеспечить. Право на это имеют и прокуроры, и представители суда.

Создание, хранение, с соблюдением условий хранения первичных бухгалтерских документов по запросу должен соответствовать установленному в регламенте. Документы должны быть направлены заявителю в бумажном виде. Если вам позволяют возможности, используемые в машинах, если все стороны согласны, отчетность может представляться в электронном виде. Также допускается действующим законодательством нашей страны.Хранится по правилам

129-й Федеральный закон не содержит упоминания о обязательным соблюдением условий хранения первичных учетных документов. В частности, в ст. 17 говорится о том, что любое юридическое лицо должно хранить такую документацию, включая регистры и отчеты. Длительность интервала времени определяется правилами архивного дела на государственном уровне. Продолжительность этого периода не может быть меньше 5 лет.

Специальные сроки хранения первичных документов установлены для регулирования учетной политики документации и некоторым другим категориям (программы, используемые на компьютерах, обработки информации, рабочий План счетов). Конечно, здесь тоже длится пять лет (в некоторых случаях этот срок может быть установлен больше), но срок начинает отсчет с момента, когда компания к этому документу были использованы в последний раз. Руководитель юридического лица – человека, который по закону несет ответственность за хранение всех предписанных документацией, с соблюдением сроков. Это означает, что любой образованный и ответственный руководитель должен знать срок хранения первичных документов в бухгалтерии, если он хочет удержать ситуацию в компании под свой контроль.

Как показывает практика, во многих организациях регулярно проводить инвентаризацию официальных документов, а также локальных нормативных актов создать хранилище документов лиц, которые реально взаимодействуют с органами контроля, когда контроль за соблюдением правил архивного дела.Создание и хранение: всеми правилами

Исходя из действующего законодательства, бухгалтеры могут формировать в качестве источника документации, так и резюме не только на бумаге но и в электронном виде; таким образом, обязанности по созданию бумажной копии присваивается юридическому лицу, и по просьбе заинтересованного лица, проверяющий орган должен как можно скорее отправить бумажные документы на адрес. Подготовки и хранения должны быть в форме, предписанной действующим законодательством.

О том, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии, порядок этого процесса, утверждает перечень документации, с учетом модели управления бумагой, возникающих в ходе деятельности любого предприятия. Те были установлены в 2010 году в документ, утвержденный Министерством финансов и государственным архивом. Вы также должны учитывать требования Налогового кодекса, которая регламентирует, что каждый гражданин нашей страны несет ответственность за четырехлетний ведение бухгалтерского учета. Это касается бумаги, связанные с Бухгалтерский учет расходов, составляющая прибыль, и об уплате налогов.Мы подходим к делу с умом

Правильная организация процесса соблюдение сроков хранения первичной бухгалтерской документации требует профессионального подхода, привлечением сотрудников, ответственных за учет документации, обработка, архивные данные об организации непосредственно в рабочем процессе. В настоящее время практически нет мест специализированных учебных архивов, так можно найти действительно качественного специалиста зачастую очень сложно. С другой стороны, прогрессивное законодательство требует, что сроки хранения первичных бухгалтерских документов были сохранены, в противном случае вы можете столкнуться категорически неприятных штрафов. Лучшее за довольно длительный документооборота – создание фирмы, ответственным за архивирование и обеспечение регулярного обучения несут ответственность за документирование внутренних кадровых ресурсов. Это позволит вам сохранить контроль над нововведениями, установленными в законодательстве, и в соответствии со всеми требованиями.

Альтернатива, также позволяющий учитывать срок хранения первичных документов и соблюдать его в своей операционной деятельности является сотрудничество с посредником, взяв на себя обязательства по сохранению ценных бумаг клиента. Однако, чтобы выбрать резервную компанию для себя тоже не простая задача. Вы должны тщательно проанализировать все доступные варианты, чтобы отдать предпочтение надежной компании и не беспокоиться, что он может быть закрыт, а здание сжечь.Особенности хранения отдельных видов документов

Как следует из действующего законодательства, в архив Вам необходимо сдать первичные документы, регистры, отчеты и балансовые документы. Все эти категории официальной документации, до представления в архив должны быть в бухгалтерском учете, областях, юридическое лицо обязано обеспечить все условия для сохранности документов: шкафы должны быть закрыты, противопожарной и другой безопасности, которые должны соблюдаться. В рамках предприятия специальным документом назначается лицо, ответственное за сохранность документации.

Если компания использовала бланки строгой отчетности, по закону, эти документы должны храниться в сейфе или специальном шкафу, в комнате, которая закрыта и обеспечивает безопасность документов. Первичной документации в текущий период времени обрабатываются вручную, должны быть собраны, принимая во внимание исторические регистры, которые затем передаются в архив на постоянное хранение.На что еще обратить внимание?

При хранении банковских выписок, кассовых ордеров и отчетов по достижениям обязаны хранить всю документацию в отношении хронологии и скручивания на совместное систематическое хранение. Некоторые определенные категории документов (отчеты об изменениях, трудовые поручения) могут быть сохранены без выкручивания, но подшивать в папку, так что ничего не потеряно и не использовался с нечестными целями.

Документации по безопасности и своевременное направление в архив-это прежде всего зона ответственности главного бухгалтера, но и при необходимости локальными нормативными актами может включать делегирование полномочий другому лицу. Результаты первичной документации, отчетность, заявления, документов, возможен лишь в отдельных случаях, если есть официальная Директива главного бухгалтера. В общем случае структурные подразделения не имеют доступа к документам бухгалтерского учета. Изъятие документов возможно только при наличии специализированного запроса любознательный, судебных и других органов с соответствующими полномочиями по закону. Необходимо предоставить официальное постановление, составленное в соответствии с законодательством. При снятии, вы должны составить протокол, один из экземпляров которого передается представителю организации под роспись.

Срок хранения первичных документов, отраженные в таблице ниже.

Характеристики документа

Термин "документ" применяется к комплексу факторов, связанных с движением документов с момента создания документа до передачи его в архив. График развития – это ответственность главного бухгалтера, хотя на некоторых предприятиях возлагается на специалиста по документообороту. Однако, как показывает практика, наиболее правильным является включение такой график в учетной политике организации, которая утверждается специально оформляется приказом за подписью главного административного сотрудника компании.

Используя графики можно согласовывать организационные процессы и упростить задачу планирования на предприятии. Документ график потока первичных документов представляет собой перечень художников, и периоды времени, в течение которого документ должен быть направлен в бухгалтерию, а также термины, которые бухгалтеры относиться к ним. Будьте уверены, чтобы описать отчетные периоды, включая баланс, отчетность. Часто бывает так, что Учетная политика включает в себя регулирование сроков хранения первичных документов, и этот период равен или установлена законом, или назначен более, если этого требует специфика предприятия. Финансовой отчетности за год аренды, подготовка документации, установленным порядком и передана на архивное хранение. Таким образом, считаем, что в будущем, вы, возможно, потребуется, чтобы извлечь полезную информацию из объем хранения. Это сделало разделение дел в папок, группировка одинаковых объяснение содержания. Будьте уверены, в каждой папке присваивается соответствующее звание.Случаи хранения

Все образующиеся в процессе деятельности предприятия документы, как уже упоминалось выше, подразделяется на предназначен для временного хранения и постоянного. При отправке документов в архив должна каждая из этих категорий проходить отдельно, а не смешивать официальные документы в отдельных папках. Копии должны храниться отдельно от оригиналов. Также в отдельных папках придется разобраться в документации, которая показывает, отчетности, планы на год и по кварталам, по месяцам. Одно дело должно содержать один кусок документации.

В группе один из случае вы можете использовать документы, созданные в один период (квартал, год, месяц). Исключение составляют так называемые временные категории, такие как личное дело, завершение которого не ограничивается календарным годом. Если дело содержит документы, созданные в течение нескольких месяцев, нужно отделять от другой специальный лист, фиксируя на нем, что срок документов, от него идет на блок. Это позволило группировать в одно дело до 250 листов. Папка толщина может быть 4 см или меньше.На что еще обратить внимание?

Как видно из правил архива, если в документации есть такие приложения (независимо от того, когда оно было сделано), должны присоединиться к документации, которую они сопровождают. В общем, последовательность действий для архива бухгалтерской документации очень важны и должны соблюдаться строго. Как правило, первое место в отчетности, то в пояснительной записке, то баланс в комплекте с сопроводительными документами.

При хранении персональных данных работников необходимо выделить отдельный случай, в котором документация выложена с соблюдением хронологии. Годовой переписки в виде папки с указанием календарного года, а также sistematizirovat в соответствии с датами. Каждый запрос должен следовать ответ.Некоторые особенности

Срок хранения предписан в Налоговый кодекс могут отличаться от тех правил, предусмотренных в законодательстве, регламентирующих деятельность бухгалтерии. При наблюдении таких несоответствий рекомендуется в первую очередь соблюдать сроки, что больше – это позволит в случае необходимости документацию на использование его, даже если одно из существующих правил, срок уже вышел. Кроме того, проверяющим органам будет не к чему придраться. Необходимо также помнить об опубликованных в 2000 году специальный список с указанием сроков хранения конкретных групп документов. Этот список регулярно обновляется и, таким образом, главный бухгалтер предприятия и отдела, ответственного за документ должен следить за текущей информацией.

Если сроки хранения были нарушены, ответственность за это возлагается на руководителя компании, несмотря на то, что вопрос безопасности в первую очередь находится в зоне ответственности главного бухгалтера. Если заказ, срок хранения нарушен, фирмы назначен штраф. Для должностных лиц штраф варьируется обычно в диапазоне от двух до трех тысяч рублей. Но если первичная документация не существует, за это могут быть наказаны штрафом в размере пяти тысяч рублей и более.

Категория: Экономика